T.C.

HİTİT ÜNİVERSİTESİ

SUNGURLU MESLEK YÜKSEKOKULU

AKADEMİK YÖNETİM VE PERSONEL GÖREV TANIMLARI

 

MÜDÜR:

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

  • Yüksekokul Kurullarına başkanlık etmek, bu kurulların kararlarını uygulamak ve yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak
  • Yılsonlarında ve istendiğinde Yüksekokulun durumu ve işleyişi hakkında Rektörlüğe rapor vermek
  • Yüksekokul ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek
  • Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak
  • Kanun ve Yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak
  • Müdür, Yüksekokulun ve bağlı birimlerin öğrenim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasında öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasında, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında Rektöre karşı birinci derecede sorumludur.

 

 

MÜDÜR YARDIMCISI (Eğitim ve Öğretimden Sorumlu)

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

  • Eğitim-Öğretimle ilgili işlerde Bölüm Başkanları ile koordinasyon halinde gerekli çalışmaları yürütmek
  • Ders Planları, Ders ve Sınav Programlarının hazırlanmasını takip etmek, bu konularda öğrencilerden gelen sorunları çözmek,
  • Burs Komisyonu, Staj Komisyonu ve Mezuniyet Komisyonunun yaptığı çalışmaları takip etmek, gerektiğinde Müdürlük Makamına bilgi vermek
  • Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurullarına katılmak
  • Müdürün olmadığı zamanlarda Müdüre vekâlet etmek
  • Müdürün verdiği görevleri kanun ve yönetmelikler kapsamında yerine getirmek

 

 

MÜDÜR YARDIMCISI (İdari ve Sosyal İşlerden Sorumlu)

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

  • Yüksekokul yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlanmasına yardımcı olmak
  • Konferans, seminer ve benzeri etkinliklerin düzenlenmesini sağlamak
  • Tören ve kutlamalar için gerekli organizasyonu sağlamak
  • Sosyal faaliyetleri (spor, gezi, tiyatro, müzik) yürütmek
  • Akademik personelin izin ve özlük hakları ile ilgili işlemleri takip etmek
  • Kütüphane, bilgisayar laboratuarı ve diğer laboratuarlarda bulunan malzeme ihtiyaçlarını belirlemek ve laboratuarların çalışma düzenini sağlamak
  • Yüksekokulun internet sağlama hizmetini takip etmek
  • Akademik personelin yerleşim planını düzenlemek
  • Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kuruluna katılmak
  • Müdürün olmadığı zamanlarda Müdüre vekâlet etmek
  • Müdürün verdiği görevleri kanun ve yönetmelikler kapsamında yerine getirmek

 

 

 

BÖLÜM BAŞKANI

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

  • 2547 Sayılı Kanunun Bölüm Başkanına verdiği tüm yetki ve sorumlulukları yerine getirmek
  • Bölüm Başkan Yardımcıları ve Bölüm Sekreterine uygun görevleri yaptırmak
  • Yüksekokul Kuruluna katılmak ve Bölümü temsil etmek
  • Bölümde görevli öğretim elemanlarının görevlerini yapmalarını izlemek ve denetlemek

·         Her öğretim yılı sonunda, bölümün geçmiş yıllardaki eğitim-öğretim ve araştırma faaliyeti ile gelecek yıldaki çalışma planını açıklayan raporu hazırlamak ve Müdürlüğe sunmak

·         Ders ve Sınav Programlarının düzenlenmesini ve işleyişini sağlamak

·      Bölüm Başkanı, Bölümün her düzeyde eğitim-öğretim ve araştırmalarından ve Bölüme ait her türlü faaliyetin düzenli ve verimli bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.

BÖLÜM BAŞKAN YARDIMCISI

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

  • Bölüm Başkanının yokluğunda Bölümü temsil etmek ve Başkanın görevlerini yapmak
  • Ders ve Sınav Programlarının hazırlanmasında ve işleyişinde Bölüm Başkanına yardım etmek
  • Bölüm Başkanının verdiği görevleri yapmak, yetkilerini kullanmak

 

ÖĞRENCİ DANIŞMANI

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

  • Akademik takvime göre yapılacak kayıt yenileme işlerinde, danışmanlığını yaptığı program öğrencilerinin derse yazılım dilekçelerini kontrol etmek ve web ortamında onaylayarak sınıf listelerinin oluşumunu sağlamak
  • Zamanında kayıt yenilemeyen öğrencileri tespit etmek ve öğrenci işlerine bildirmek
  • Yüksekokul Müdürü ve Bölüm Başkanı’nın verdiği diğer görevleri yapmak

 

ĞRETİM ÜYESİ VE ELEMANLARI

GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

  • 2547 Sayılı Kanunun 22. ve 31. maddelerinde belirtilen görev tanımlarına ilave olarak,
  • Danışmanlık ve ders görevlerini, Yükseköğretim mevzuatı ve çağdaş/gelişmiş ülke idealine sadakatle bağlı olarak en iyi şekilde yerine getirmek
  • Kendini sürekli geliştirmek, yabancı dil ve akademik bilgi seviyesi ile entelektüel donanımını geliştirmek, ders dışı üniversite etkinlikleri düzenleme ve düzenleme ve düzenlenen faaliyetlere katkı sağlamak, sosyal sorumluluk projeleri yapmak, topluma önder ve öğrencilere yararlı olma çabası içinde olmak
  • Yüksekokul Müdürü ve Bölüm Başkanının verdiği görevleri yapmak

 

 

T.C.
HİTİT ÜNİVERSİTESİ
SUNGURLU MESLEK YÜKSEKOKULU
İDARİ GÖREV TANIMLARI

 

YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.    Yüksekokul Kurullarına başkanlık etmek, Yüksekokul Kurullarının kararlarını uygulamak, 

2.    Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak,

3.    Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek,

4.    Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte Rektörlüğe bildirmek,  

5.    Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Yüksekokul Yönetim Kurulunun da görüşünü aldıktan sonra Rektörlüğe sunmak,    

6.    Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak,

7.    Kanun ve yönetmelikler ile kendisine verilen diğer görevleri yapmak,

8.    Yüksekokulun ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasını ve geliştirilmesini, gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını, öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasını, eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini, bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasını, takip ve kontrol edilmesini sağlamak.

 

 

YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCISI (Eğitim-Öğretimden Sorumlu)
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.        Eğitim-Öğretimle ilgili işlerde Bölüm Başkanları ile koordinasyon halinde gerekli çalışmaları yürütmek,

2.        Ders Planları, Ders ve Sınav Programlarının hazırlanmasını takip etmek, bu konularda öğrencilerden gelen sorunları çözümlemek,

3.        Burs Komisyonu, Staj Komisyonu ve Mezuniyet Komisyonunun yaptığı çalışmaları takip etmek, gerektiğinde Müdürlük Makamına bilgi vermek,

4.        Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurullarına katılmak,

5.        Müdürün olmadığı zamanlarda Müdüre vekâlet etmek,

6.        Müdürün verdiği görevleri kanun ve yönetmelikler kapsamında yerine getirmek.

 

 

YÜKSEKOKUL MÜDÜR YARDIMCISI   (İdari ve Sosyal İşlerden Sorumlu)
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.        Yüksekokul yatırım, program ve bütçe tasarısını hazırlanmasına yardımcı olmak,

2.        Konferans, seminer ve benzeri etkinliklerin düzenlenmesini sağlamak,

3.        Tören ve kutlamalar için gerekli organizasyonu sağlamak,

4.        Sosyal faaliyetleri (spor, gezi, tiyatro, müzik) yürütmek,

5.        Akademik personelin izin ve özlük hakları ile ilgili işlemlerini takip etmek,

6.        Kütüphane, bilgisayar laboratuarı ve diğer laboratuarlarda bulunan malzeme ihtiyaçlarını belirlemek ve çalışma düzenini sağlamak,

7.        Yüksekokulun internet sağlama hizmetini takip etmek

8.        Akademik personelin yerleşim planını düzenlemek,

9.        Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kuruluna katılmak,

10.    Müdürün olmadığı zamanlarda Müdüre vekâlet etmek

11.    Müdürün verdiği görevleri kanun ve yönetmelikler kapsamında yerine getirmek.

 

YÜKSEKOKUL SEKRETERİ
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI   
        

1.        2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu’nun 51/ b, 51/c maddelerinin gereğini yapmak,

2.        Yüksekokuldaki idari birimlerin mevzuata uygun ve düzenli çalışmasını sağlamak,

3.        Yüksekokulun, Üniversite içi ve dışı tüm idari işlerini yürütmek, istenildiğinde üst makamlara gerekli bilgileri sağlamak,

4.        Yüksekokul idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Yüksekokul Müdürüne öneride bulunmak,

5.        İdari personelden suç işleyenler hakkında disiplin soruşturması açmak ve gerekli tahkikatın yapılması için Müdüre teklifte bulunmak,

6.        Kurum içi ve kurum dışı yazışmaların yürütülmesini sağlamak,

7.        Akademik Genel Kurul, Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Disiplin Kurulu gündemini hazırlamak, ilgililere duyurmak, raportörlüğünü yapmak, karar ve tutanaklarını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak,

8.        Yüksekokul bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlamak; gerekli bakım ve onarım işlerini takip etmek; ısınma, aydınlatma, temizlik vb hizmetlerin yürütülmesini sağlamak,

9.        Eğitim ve öğretim faaliyetleri ile yönetim görevlerinde kullanılan makine ve teçhizatın, hizmet araçlarının periyodik bakım ve onarımını yaptırmak,

10.    Yüksekokula gelen ilan ve duyurulardan ilgilileri haberdar etmek,

11.    Yüksekokul ile ilgili istatistiklerin derlenmesini ve güncellenmesini sağlamak,

12.    Resmi evrakları tasdik etmek, evrakların elemanlardan teslim alınması ve arşivlenmesini sağlamak,

13.    Öğrenci işleri, kütüphane gibi birimlerin düzenli çalışmasını; bütün tüketim -demirbaş malzeme ve materyallerin temini ve kullanılmasına kadar geçen işleyişi yönetmek,

14.    Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanmasına yardım etmek, Yüksekokul faaliyet raporunun hazırlanmasına yardım etmek,

15.    Yüksekokula alınacak akademik personelin sınav işlemlerinin takibi ve sonuçlarının Rektörlüğe iletilmesini sağlamak, Akademik Personelin görev uzatılması için gerekli takibi yapmak ve işlemlerin zamanında yerine getirilmesini sağlamak,

16.    Dikey geçiş sınavı başvuru formlarının kontrolü, imzalanması, teslim alınması, listelenmesi, başvuru formları ve dekontların toplanarak ÖSYM’ye gönderilmesini sağlamak,

17.    Yüksekokul personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamaları takip etmek,

18.    Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasına yardımcı olmak,

19.    İdari personelin görev ve işlerini denetlemek, eğitilmelerini sağlamak,

20.    İdari personele ve öğrencilere mevzuat hakkında bilgi vermek,

21.    İdari personelin sicil işlemlerini yürütmek,

22.    Tüm birimlerden gelen idari ve mali işler evraklarını ve diğer her türlü evrakı kontrol ederek, gereği için hazırlıklar yapmak, Gerçekleştirme Görevlisi olarak mali işleri yürütmek,

23.    Personelin özlük dosyalarının oluşumunu ve korunmasını sağlamak,

24.    Personelin izinlerini planlamak ve sağlık raporlarını takip ederek yasal prosedürleri uygulamak,

25.    Yüksekokul personeli ve bakmakla yükümlü yakınlarına ait hasta sevk belgesini onaylamak,

26.    Öğrenci ve personelden gelen dilekçeleri ilgili yerlere yönlendirmek ve gereğini yapmak,

27.    Halkla ilişkilere özen göstermek, Kongre, Seminer, Toplantı, Ağırlama çalışmalarında görev almak ve kurumdan memnun ayrılmalarına katkı sağlamak,

28.    Müdürün verdiği diğer görevleri yapmak.

 

 

BÖLÜM BAŞKANI
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.        Bölüm kurullarına başkanlık etmek, bölüm kurullarının kararlarını uygulamak ve bölüme bağlı birimler arasında koordinasyon, iletişim ve işbirliğini sağlamak,

2.        Üniversite stratejik planı çerçevesinde Yüksekokulca hazırlanan gelişim planına uygun olarak bölümün insan kaynakları, teknolojik ve fiziki altyapı, donanım vb. ihtiyaçlarını bölüm kurulunun da görüşünü alarak Müdürlüğe sunmak,

3.        Bölümün birimleri ve her düzeydeki personelini kapsayacak şekilde motivasyon, işbirliği, dayanışma, mensubiyet ve aidiyet duygularını geliştirecek yönde çalışmalar yapmak, gözetim, denetim ve değerlendirme görevlerini yerine getirmek,

4.        Yüksekokul Müdürlüğü ile işbirliği içinde eğitim-öğretim sistemi, mevzuat, metot ve tekniklerin geliştirilmesi ve iyileştirilmesi yönünde çalışmalar yapmak,

5.        Bölümdeki eğitim-öğretim, topluma hizmet, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,  

6.        Bölüm personelini ve öğrencileri kapsayacak şekilde sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif faaliyetlerin Yüksekokul Müdürlüğü ile uyum içerisinde etkin bir şekilde yapılmasını sağlamak,

7.        Bölümün uluslararası ilişkiler ve işbirliklerinin geliştirilmesini sağlamak, kalite güvence ve akreditasyon konularında yürütülecek çalışmalara öncülük etmek ve bu hususlarda yüksekokul müdürlüğü ile uyum içinde çalışmak,

8.        Yüksekokul Müdürlüğü ile işbirliği içinde, iş dünyası ve toplumla ilişkiler ile topluma hizmet faaliyetlerinin geliştirilmesini ve etkin işbirliklerinin yapılmasını sağlamak,

9.        Akademik personel, iş dünyası, toplum ve öğrencilerin görüş ve katkılarını da alarak Yüksekokul Müdürlüğü ile koordineli bir biçimde eğitim-öğretim, bilimsel faaliyetler ve diğer hizmetlerin kalitesini artırma yönünde çalışmalar yapmak,

10.    Her akademik yıl sonunda ve istenildiğinde bölümün idari, akademik, bilimsel ve diğer faaliyetleri hakkında Yüksekokul Müdürlüğüne rapor sunmak,

11.    Öğretim elemanlarının performanslarını ve öğrencilerin başarı durumlarını düzenli olarak izlemek ve değerlendirmek,

12.    Bölümün tanıtımının yapılmasını, öğretim elemanı ve öğrencilerin sektörle iletişim ve

       işbirliğinin kurulmasını ve mezunlarla ilişkilerin geliştirilmesini sağlamak,

13.    Bölümde çalışma düzenini oluşturmak, koordinasyon, takip ve disiplini sağlamak,

14.    Yüksekokul Müdürlüğü tarafından verilen diğer görevleri yürütmek.

 

 

MÜDÜRLÜK ÖZEL KALEM
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.        Müdürün haftalık veya günlük çalışmalarının, görüşmelerinin, toplantılarının programını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak,

2.        Telefon hizmeti ile iletişim hizmeti sunmak,

3.         Müdürün verdiği her türlü yazışmayı yapmak,

4.        Müdürün günlük randevu ve görüşme işlerini sağlamak,

5.        Amirlerin vereceği yazılı ve sözlü diğer görevleri yapmak.

 

 

BÖLÜM SEKRETERİ
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI         

1.        Bölüm Başkanlığından, Müdürlük makamına yapılacak yazışmalar yapmak,

2.        Ders Programlarını, sınav programlarını öğretim elemanlarına ve öğrencilere duyurmak,

3.        Programların hazırlanışı sırasında gerekli verileri Bölüm Başkanlığına ulaştırmak,

4.        Öğretim elemanlarının mazeretleri nedeniyle yapamadığı dersleri öğrencilere duyurmak, gereği için Müdürlüğü bilgilendirmek.

5.        Akademik takvime uygun olarak, öğrencilerin internet ortamında ders kaydına esas olacak şekilde dönem başlarında her program için ders ve ders öğretim elemanı bilgilerini web ortamına yüklemek,

6.        Öğrenci bilgi sistemindeki not hatalarını, Yönetim Kurul Kararı sonrasında, öğrenci işleri birimi ile koordineli çalışarak gidermek,

7.        Ara sınav, final, bütünleme, ek, af, tek ders ve muafiyet sınavları sonuçlarını; öğretim elemanlarının teslim ettiği gün ya da sonraki iş günü bilgi sisteminin işlemlerini tamamlayıp; öğrenciye ilan etmek,

8.        İntibak programına alınmak için müracaatı olan yeni öğrencilerin daha önce başarıp geçmiş oldukları dersleri, incelemesi için dersin öğretim elemanlarına sunmak ve takip etmek,

9.        Bölüm Başkanlığının ve Yüksekokul Sekreterliğinin vereceği diğer işleri yapmak,

10.    Çalışma ortamına giren kişilerin ortamdan memnun ayrılmasını sağlamak.

 

MUHASEBE - SATIN ALMA
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

A-MUHASEBE

1.      Akademik ve idari personelin maaş, terfi, ek ders, gece mesaisi gibi faaliyetlerin puantaj cetvellerini hazırlamak ve ödenmesinin gerçekleştirilmesini sağlamak,

2.      Personelin Yurtiçi ve Yurtdışı geçici veya sürekli görev yolluklarını hazırlamak, ilgili birimlere iletmek,

3.      Yüksekokulun bütçe hazırlığında geriye dönük sarfiyatların rakamsal dökümlerini hazırlamak,

4.      Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu ve Yüksekokul Sekreterinin Müdürlükten olur aldığı mal ve malzemelerin alımı için gerekli evrakı hazırlamak, alımın gerçekleştirilmesine yardımcı olmak,

5.      Elektrik, telefon, su, doğalgaz gibi faturalarının ödeme hazırlığını yapmak ve ödenmesinin gerçekleştirilmesini sağlamak,

6.      Personele ait emekli kesenekleri icmal bordrolarını hazırlamak ve İlgili birimlere iletmek,

7.      Kişi borcu evraklarını hazırlamak,

8.      Akademik ve idari personelin diğer kurumlarda çalıştığı hizmet günlerinin toplanması derece ve kademelerine yansıtılması işlemlerini takip etmek ve evrakını hazırlamak,

9.      Staj yapan ve “yarı zamanlı” çalışan öğrencilerin SGK sigorta işlemlerini günü gününe yürütmek,

10.  Kadrolu personele ait SGK verilerini, SGK’ya internet ortamında göndermek,

11.  Personel Giysi Yardımı evraklarını hazırlamak,

12.  Kişilerin maaş işlerinde, icra, eczane, sendika vb işlemlerini takip etmek,

13.  Şifreleri gizli tutmak,

14.  Yüksekokul Sekreterinin verdiği diğer görevleri yapmak,

15.  Çalışma ortamına giren kişilerin ortamdan memnun ayrılmasını sağlamak.

 

B-SATINALMA

1.    Sorumluluğu altındaki tüm satın alım işlerinin seviyeleri, ödeme durumları, ödenekleri ve tasdikli iş programlarına göre mali ve teknik olarak gerçekleşmesi gereken durumlarla ilgili kayıtları tutmak,

2.    Tüm satın alım talep listelerini değerlendirmeye alır ve kayıtlarını tutmak,

3.    Mali kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda harcama yetkilisine ve gerçekleştirme görevlisine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak,

4.    Mali mevzuata göre satın alım işlemlerinin yapılmasına yardımcı olmak,

5.    Yüksekokulun ilgili mali yıl katma bütçesi dahilinde satın alınması ve yaptırılması gereken işlem ve işlerin yapılarak ödeme emri belgelerinin hazırlanıp ödenebilme durumuna getirilmesinde yapılan işlerin takibini sağlamak,

6.    Yüksekokula bağlı birimlerinin ihtiyaçlarını bildirmeleri durumunda bütçe imkanları dahilinde satın alma yoluna gidilmesini, mali yılın başında satın alma ve muayene komisyonunun oluşturulmasında görev almak,

7.    Her harcama için “Teklif ve İstek Belgesinin”  hazırlanması, satın alma komisyonunca piyasa araştırmasının yapılarak Piyasa Araştırma Tutanağının hazırlanması, Onay belgesinin düzenlenmesi, mal alımlarında taşınır işlem fişinin hazırlanması, alınan malzemenin ilgili birime teslimatının yapılması, satın alma ile ilgili yazışmaların  takip edilmesinden  sorumludur.

 

TAŞINIR KAYIT KONTROL YETKİLİSİ
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.    Yüksekokulun mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin kayıtları tutmak, icmal cetvellerini düzenlemek, personelinin kullandığı büro malzemeleri, bilgisayar ve laboratuar malzemelerini demirbaş kayıtlarını yapmak,

2.    Bölümde kullanılan makine-teçhizatın ve ofis malzemelerinin tamir ve bakımının Yaptırmak,bölüm öğretim elemanlarının ofisleri, bölüm Laboratuarları ve derslikleri veya buralarda bulunan makine-teçhizatlarda meydana gelen arızalarla ilgili bilgileri toplayıp üst yönetime sunmak,

3.    Satın alınan taşınırlar için, teslim alındıktan sonra, Taşınır Kod Listesindeki hesap kodları itibarıyla Taşınır İşlem Fişi düzenlemek,

4.    Giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırların girişlerinin yapılması ve bir sicil numarası vermek,

5.    Projelerden alınan  taşınırların kaydetmek,

6.    Dayanıklı taşınırların zimmet fişi karşılığı kullanıma verilmesi, zimmet listelerinin hazırlanması ve güncellenmesi, oda, laboratuar, koridor, sınıf gibi ortak kullanım alanlarındaki dayanıklı taşınırlar için “Dayanıklı Taşınır Listesinin” oluşturmak,

7.    Kaybolma, fire, çalınma, devir vs. durumlar için kayıtlardan düşümünün yapmak,

8.    Yıl sonu “Kesin Taşınır Hesaplarının” yapmak ve raporlarının hazırlanarak Strateji Daire Başkanlığı’na göndermek,

9.    Çalışma ortamına giren tüm ilgililerin ortamdan memnun ayrılmasını sağlamak,

10.    Müdürlükçe verilecek diğer görevleri yapmak.

 

 

ÖĞRENCİ İŞLERİ
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.        Yeni öğrenci kayıt dosyalarını eksiksiz almak ve kayıtlarını yapmak,

2.        Ek Kontenjan öğrencilerinin kayıtlarını yapmak

3.        Yeni kayıt yaptırana ait bilgilerin sistemden kontrolünün yapmak,

4.        Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin kütüklerinin hazırlamak,

5.        Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin sınıf listelerinin oluşturmak,

6.        Yeni kayıt yaptıran öğrencilerin muafiyet ,kayıt dondurma işlemlerini  takip etmek,

7.        Askerlik belgelerinin hazırlanarak postaya vermek,

8.        Öğrenci ders alımlarının, harç bilgilerini kontrol etmek,

9.        Dönemlik başarı oranlarını listelemek,

10.    İkinci öğretim öğrencilerinden % 10’a girenleri tespit etmek,

11.    Harç borcu olan öğrencileri tespit etmek, gereğini yapmak,

12.    Tüm öğrencilerin kütük ve not kayıtlarını tutmak,

13.    Öğrencilerin eğitim-öğretim ile ilgili sorularını nazik bir şekilde cevaplamak veya ilgili birime yönlendirmek,

14.    YÖK’den gelen Ö1 ve Ö2 formlarını hazırlamak,

15.    Gerektiğinde öğrenci işlemleri için kurum içindeki diğer birimlerle işbirliği yapmak,

16.    Öğrencilerle ilgili evrakları  arşivlemek,

17.    Servis derslerinin muafiyet ile ilgili tüm ilanlarını yapmak,

18.    Öğrencilerin Yönetim Kurullarından çıkan tüm kararlarını yerine getirmek, ilgili yerlere işlemek,

19.    Askerlik tecil işlemlerini takip etmek,

20.    Staj işlemlerini yapmak, sonuçlarını işlemek,

21.    Katkı payı listelerini ilan etmek,

22.    Öğrencilerin belge isteklerini karşılamak,

23.    Öğrencilerin Kayıp kimlikleri ile ilgili işlemleri yapmak,

24.    Başbakanlık bursu vb. yerlerden burs alan öğrencilerin başarı durumlarını ilgili birimle bildirmek,

25.    Kredi Yurtlar Kurumundan gelen listeleri inceleyerek ilgili bilgileri hazırlamak,

26.    Mezuniyet aşamasına gelen öğrencilerin mezuniyetlerini titizlikle incelemek ve hazırlamak,

27.    Öğretim elemanlarından gelen sınav sonuçlarını dosyalamak,

28.    Öğrenci İşlerinde kullanılan kırtasiye tükenmeden Yüksekokul Sekreterliğine bildirmek,

29.    Dikey Geçiş sınavları ile ilgili işlemleri gerçekleştirmek,

30.    Yüksekokul Sekreterliği tarafından verilen diğer görevleri yapmak,

31.    Çalışma ortamına giren tüm kişilerin ortamdan memnun ayrılmasını sağlamak.

 

 

PERSONELVE YAZI İŞLERİ
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

A-PERSONEL İŞLERİ

1.        İdari ve akademik kadro cetvellerini sağlıklı bir biçimde tutmak,

2.        Açıktan, naklen veya yeniden atama işlemlerini hazırlamak, göreve yeni başlayan idari ve akademik personelin bilgi girişlerini yapmak, özlük ve sicil dosyalarının teslim alınması işlemlerini yürütmek,

3.        İdari ve akademik Personelin kademe derece terfi işlemlerini izlemek ve değişiklikleri muhasebe birimine iletmek,

4.        İdari personelin ise başlama, görev değişikliği, kadro ve görev yeri değişiklikleri v.b. bilgileri düzenli olarak kaydetmek,.

5.        Akademik ve İdari personelin Sosyal Güvenlik Kuruluşlarında geçen hizmetlerinin Emekli Sandığı Hizmetleriyle birleştirmek,

6.        Aday memurlarının asaletlerinin onayına ilişkin işlemleri yapmak,

7.        İdari ve akademik personelin ücretsiz izin, istifa ve askerlik hizmetleri ile ilgili onaylarının alınması ve ücretsiz izin ile askerlik hizmetlerinin Emekli Sandığına ödendiğinde bu sürelerinin fiili hizmetten sayılması işlemlerini yapmak,

8.        Görevde Yükselme Sınavlarını duyurmak ve takip etmek,

9.        Akademik ve idari personelin gizli sicil raporlarını düzenlemek,

10.    Soruşturma sonucuna göre verilen cezaları takip etmek ve verilen ceza durumuna göre gerekli bildirimleri yapmak,

11.    Amirlerinin vereceği benzer nitelikli görevleri yerine getirmek,

12.    Göreve başlayan Personelle ilgili Personel Daire Başkanlığı’na yazılı bilgi vermek, istifa, görev süresi biten personelin ilişiğini kesmek, görev uzatmalarını  yapmak.

B-YAZI İŞLERİ

1.        Meslek Yüksekokuluna dışarıdan ve içeriden gelen evrakları“Gelen Evrak“ ve “Giden Evrak“ kayıt defterine yazmak ve her dosyaya bir ad vererek evrak kayıt defterlerine işlenmiş ve gereği yerine getirilmiş evrakları dosyaya yerleştirmek, havale edildiği birimlere zimmetle teslim etmek,

2.        Müdürlükten gelen yazıların Bölüm Başkanlığınca gereğinin yapılmasını izlemek ve cevap gereken yazıların gününde Müdürlüğe iletilmesini sağlamak,

3.        Meslek Yüksekokulunun dışarıya yazdığı yazıları hazırlayıp kayır altına alıp; imza paraflarının tamamladıktan sonra ilgili yere göndermek postalamak ve nüshasını dosyalamak,

4.        İdari personelinin yıllık izne ayrılmadan bir hafta öncesinden izin formunu ve izin dönüşünde yıllık izin dönüş formunu düzenlemek,

5.        Personelin sevk kağıtlarını hazırlamak, sağlık raporlarını sağlık iznine dönüşümünü sağlamak,

6.        Yönetim Kurul Tutanağındaki kararlarının fotokopilerini; ilgili (Öğrenci İşleri- Öğrenci-Bölüm Sekreterliği-Akademik ve İdari Personele) birimlere zimmetle teslim etmek,

7.        Yapılacak yazışmaları yapmak, evrakları takip etmek ve düzenli dosyalamak,

8.        Yüksekokula gelen duyurulardan Müdürlüğün uygun gördüklerini derslikler civarındaki panolara asmak ve birer suretlerini dosyalamak,

9.        Ödeme evraklarının nüshalarını muhasebe bürosuna zimmetle teslim etmek,

10.    Öğrenci işleri bürosunun Ek-G askerlik belgelerini hazırlamak ve postalamak,

11.    Çalışma ortamına gelen kişilerin ortamdan memnun ayrılmasını sağlamak,

12.    Müdürlükçe verilen diğer görevleri yapmak.

 

 

TEKNİK VE DESTEK HİZMETLER
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI                  

1.        Laboratuarları ve açık alan çalışmalarını öğretim elemanının isteği doğrultusunda hazır etmek,

2.        Öğrencilere teknik konularda yardım etmek,

3.        Yanlış kullanımlara karşı laboratuar donanımlarına koruma sağlamak,

4.        Arızaların giderilmesi; arıza giderilemiyorsa raporlayıp bildirme ve ilgili daire başkanlığından yardım talep etmek,

5.        Hizmet ve görev bakımından ilgili birim amirlerine ve Yüksekokul Sekreterine karşı sorumludur.

 

KÜTÜPHANE
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.        Kütüphanenin işleyişini sağlamak,

2.        Kütüphaneyi, Üniversitenin belirlediği saatler içerisinde açık ve kullanıma hazır halde bulundurmak,

3.        Kütüphaneye yeni giren kaynakların kayıtları ile ödünç verilen kaynakların takibini yapmak,

4.        Kütüphanede bulunan bilgi kaynakların yerleştirme işlerini yaptırmak, koleksiyonun bakımı ve korunması ile ilgili önlemleri almak,

5.        Kütüphaneye sağlanan kitap ve diğer bilgi kaynakların en uygun sisteme göre tasnif etmek, kullanıcıların yararlanmasına sunmak,

6.        Kütüphaneye gelen öğrencilerin ödevlerine yardımcı olarak, öğrencilerle ilgilenmek,

7.        Kütüphanenin temizliğini ve güvenliğini sağlamak,

8.        Kütüphanede yapılacak olan etkinliklerin hazırlanmasında, duyurulmasında ve etkinlikte görev almak,

9.        Personele ve öğrencilere yönelik ödünç kitap alıp, vermede yardımcı olmak,

10.    Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek,

11.    Yüksekokul Sekreterliği tarafından verilen diğer görevleri yerine getirmek,

12.    Görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmenin gerektirdiği bütün faaliyetleri yürütmekten  Yüksekokul Sekreterliğine karşı sorumludur.

 

GÜVENLİK HİZMETLERİ
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.        Kurumu, sabotaj, yangın, hırsızlık, soygun, yağma ve yıkma, zorla işten alıkoyma gibi her çeşit tehdit, tehlike ve tecavüze karşı korumak,

2.        Görev alanları içinde işlenmiş veya işlenmekte olan suçları derhal genel kolluk kuvvetlerine bildirmekle beraber, genel kolluk kuvvetleri gelinceye kadar sanıkları yakalamak ve gözaltına almak

3.        Genel kolluk kuvvetlerinin işe el koymasından itibaren emrine girerek ona yardımcı olmak,

4.        Koruma ve güvenlik hizmetlerinin gerektirdiği diğer önlemleri almak,

5.        Sivil Savunma Teşkilatına görevlerinin yerine getirilmesinde yardımcı olmak,           

6.        Görev sahasına normal olmayan yollardan giriş yapmak isteyen kişilere mani olmak,

7.        Muhtemel vuku bulabilecek olaylara anında müdahale edilerek olayların önlenmesi sağlamak,

8.        Olayların boyutlarına göre ilgili kolluk güçlerine, toplum polislerine haber vererek olayla ilgili yetkililerin bilgi sahibi olmaları sağlamak,

9.        Koruma ve güvenliğini sağladıkları alanlara girmek isteyenleri duyarlı kapıdan geçirmek, bu kişilerin üstlerini detektörle aramak, eşyaları X-ray cihazından veya benzeri güvenlik sistemlerinden geçirmek,

10.    Toplantı, konser, spor müsabakası, sahne gösterileri ve benzeri etkinlikler ile törenlerinde kimlik sorma, duyarlı kapıdan geçirmek, bu kişilerin üstlerini detektörle aramak, eşyaları X-ray cihazından veya benzeri güvenlik sistemlerinden geçirmek,

11.    1412 sayılı Ceza Muhakemeleri Usulü Kanununun 127 nci maddesine göre yakalama ve yakalama nedeniyle orantılı aramak,

12.    Görev alanında, haklarında yakalama, tutuklama veya mahkûmiyet kararı bulunan kişileri yakalama ve arama,

13.    Yangın, deprem gibi tabii afet durumlarında ve imdat istenmesi halinde görev alanındaki işyeri ve konutlara girmek,

14.    Kişinin vücudu veya sağlığı bakımından mevcut bir tehlikeden korunması amacıyla yakalamak,

15.    Olay yerini ve delilleri koruma, bu amaçla Ceza Muhakemeleri Usulü Kanununun 157 nci maddesine göre yakalamak,

16.    Türk Medeni Kanununun 981 inci maddesine, Borçlar Kanununun 52 nci maddesine, Türk Ceza Kanununun 49 uncu maddesinin birinci fıkrasının (1) ve (2) numaralı bentlerine göre zor kullanmak.

 

TEMİZLİK HİZMETLERİ
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

1.        Sorumluluğunda olan iç ve dış alanların düzenli, temiz ve hijyenik olmasını, birimlerin bina, eklenti ve katlarında yerleşimin düzeninin devamının sağlamak,

2.        Sınıf, laboratuar, koridor gibi alanları havalandırmak,

3.        Fotokopi, teksir gibi işlere yardımcı olmak, evrak dağıtımını gerçekleştirmek,

4.        Elektrik, su, cam, çerçeve, kapılarda vb. aksaklıkları Yüksekokul Sekreterine bildirmek, yanan lamba, açık kalmış ışık, açık kalmış musluk vb. israfa neden olan her şeye müdahale etmek,

5.        Çalışma ortamına giren tüm kişilerin ortamdan memnun ayrılmasını sağlamak.

 

2017 Hitit Üniversitesi - Bilgi İşlem Daire Başkanlığı